VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING

“De Laatste Eer” Frederiksoord e.o.

gehouden op donderdag 30 maart 2017 in Ons Dorpshuis te Wilhelminaoord.

Aanwezig: vijf bestuursleden, een lid kascommissie, vijf leden en Saco Kiers.

Met kennisgeving afwezig: Klaas Schaap, Trijntje Wiegman en Marten Haveman

 

  1. Opening

     Met een ogenblik stilte voor de ons ontvallen leden, opent plaatsvervangend voorzitter Jacob Have de vergadering.

     

  2. Vaststellen agenda

    De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.

     

  3. Mededelingen.

    Er zijn problemen rond het groenonderhoud bij de aula, door de overgang van personeel van Reestmond naar de gemeente (en weer terug). Rien geeft een korte toelichting rond deze gang van zaken. S.Kiers: geldt dat ook voor de begraafplaats? Antw: dat onderhoud is voor de gemeente. F.Ellen: Kan een particulier bedrijf dit niet gaan doen? Antw: daar hangt wel een kostenplaatje aan. Mos is een probleem in de grasmat. F.Ellen: diep laten maaien en graszaad er in. 

     

    Reguliere schilderwerk aan de aula is vorig jaar niet gedaan. Jacob heeft Bisschop daar op aangesproken.

     

    De vereniging bestaat volgend jaar 100 jaar. Zijn er ideeën bij de leden hoe dit te vieren?

     

  4. Ingekomen stukken

    Er zijn geen ingekomen stukken die behandeld moeten worden.

     

  5. Notulen ALV 24 maart 2016.

    De notulen zijn helaas niet gekopieerd. Arend Jan leest ze voor. Naar aanleiding hiervan vraagt. F. Ellen of in 2015 de aula in zijn geheel is geschilderd. Jacob antwoordt dat Bisschop jaarlijks  zorgt de aula er netjes uit ziet. Hij houdt jaarlijks de zaak bij, maar dat is vorig jaar niet gedaan. Hij    moet nu beoordelen wat er komend jaar moet gebeuren. De notulen worden goedgekeurd en door de waarnemend voorzitter (Jacob) en de opsteller (Linie) getekend.

     

  6. Jaarverslag secretaris

    Het verslag ligt ter tafel. Naar aanleiding hiervan vraagt A.Mulder naar de samenwerking met de verenigingen binnen Westerveld. Arend Jan licht toe dat dit gaat om samen sterker te staan naar de gemeente, om elkaar bij te kunnen staan bij het inwerken van nieuwe bestuursleden, of het wegvallen van huidige bestuursleden. Er is zeker geen sprake van plannen tot een fusie.

     

  7. Pauze

     

  8. Financieel verslag

    Jacob geeft een toelichting op het verslag. Hij heeft naar aanleiding hiervan over 2016 een actuarieel rapport opgevraagd. Dit geeft een dekking aan van 154 procent, wat betekent dat de vereniging ruim aan de verwachte toekomstige verplichtingen kan voldoen. De Drentse Bond stelt 105 procent als ondergrens. De gemiddelde leeftijd van de manlijke leden is 52 jaar en de vrouwelijke leden 55 jaar. Er zijn ongeveer 1.300 leden. P. de Vries: het bedrag voor gebruik aula is erg hoog. Antw.: dat betreft het gebruik voor niet leden, door Uitvaartverzorger Kiers. Het verslag wordt zonder verdere vragen of opmerkingen goedgekeurd.

     

  9. Verslag kascommissie

    De kascommissie, bestaande uit Marten Haveman en Chris van der Woude, geeft bij monde van Chris een toelichting op haar onderzoek. De bevindingen: De saldi, vermeld in het financieel overzicht, stemden per 31-12-2016 overeen met de banksaldi, zowel voor de lopende rekening als de reserverekening. Van een drietal overledenen is gecontroleerd of de nota’s juist waren, volgens de dekking van de polis. Hierop zijn geen afwijkingen geconstateerd. De kosten voor de vereniging bleven per overledene steeds onder €1.100.

    Voorts is de vergoeding aan de administrateur conform de afspraken. De administratie wordt door twee personen gevoerd, wat controle en mogelijkheid tot vervanging bevordert. De kascommissie constateert dat de gehele administratie prima op orde is en vraagt de vergadering de penningmeester en het bestuur decharge te verlenen. Dat gebeurt.

     

  10. Vaststellen kascommissie

    Beide leden van de kascommissie zijn bereid het komend jaar opnieuw te doen. De vergadering  gaat hiermee van ganser harte akkoord.

     

  11. Vaststellen contributie

    Gezien het resultaat over 2016 stelt het bestuur voor de contributie ongewijzigd te laten, zo ook de vergoedingen.  De vergadering gaat hiermee akkoord.

     

  12. Debiteurenbeheer

    Afgelopen najaar is een aantal brieven verstuurd, wat er toe leidde dat er aanvang 2017 nog twee leden waren met een betalingsachterstand van twee jaar. Met een van beide is inmiddels een regeling getroffen. De ander zal geroyeerd worden. De vergadering stemt hier mee in. P. de Vries: Zijn er geen adressen via de gemeente te krijgen? Antw: door de wet op de privacy is dit niet mogelijk. Daarom vraagt de voorzitter nogmaals adreswijzigingen en wijzigingen in de gezinssamenstelling door te geven, bij voorkeur via mail.

     

  13. Rondvraag
  • P. de Vries: Wat mag er ten aanzien van asvertrooiing? Antwoord van S. Kiers: Als de eigenaar van de grond toestemming geeft mag het. Op de begraafplaats moet je er voor betalen.

  • De voorzitter vraagt hoe de aanwezigen aankijken tegen het houden van de ALV op een andere locatie, bijvoorbeeld in Vledder? De aanwezigen hebben hier totaal geen moeite mee.

     

 

    14.Sluiting

      Onder dankzegging aan de aanwezigen sluit Jacob de vergadering.

 

Plaatvervangend voorzitter                                                      secretaris                                                          

Jacob Have                                                                                          Arend Jan Blomsma